Решил написать статью, которая поможет в освоении простейших функций Гугл таблиц. Раньше меня переполняла ненависть ко всему, что связано с электронными таблицами, а сейчас работа в них кажется весьма удобной и функциональной. Сразу оговорюсь, в примере есть небольшой список запросов и абсолютно случайные значения. Для начала, так как таблицы зачастую содержат много данных в виде столбцов и строк, чтобы не запутаться расскажу как закрепить столбец или строчку в Google таблицах, которая будет навигационной.
Выделяем строчку:
- Жмем «Вид»
- Наводим «закрепить»
- Жмем «1 строку» (или столбец, смотря что нужно)
В итоге получаем сопровождающую нас строчку, помогающую не запутаться в большой таблице.
Сортировка в Google таблицах
Обычной сортировкой никого не удивишь, поэтому расскажу про хитрую сортировку. Предположим, у нас есть столбец с ключевыми запросами. Но одна из услуг потеряла свою актуальность и нужно избавиться от соответствующих запросов. Но как же быть, если запросы разные их много и они вперемешку?
В Гугл таблице, да и в эксель тоже, вы можете изменить цвет ячейки, содержащей определенное стоп-слово. Дальше отсортируем таблицу по цвету и все ячейки для удаления выстроятся перед вами в рядочек. Предположим, мне нужно удалить все запросы со словом «суд» из столбца с запросами.
Инструкция:
- Выделяем весь столбец, нажав на ячейку с буквой, в нашем случае «A».
- Жмем правой кнопкой мышки по выделенному столбцу и выбираем «Условное форматирование.
Справа появляется небольшая менюшка, в которой мы можем создать правило.
В менюшке:
- Жмем на поле под надписью «Форматирование ячеек» и ищем там строку «Текст содержит».
- Вписываем стоп-слово в появившееся отверстие. Желательно без окончания, так как всякое случается в русском языке.
- С помощью привычного меню выбираем цвет ячейки и что только пожелаем.
- Нажимаем «Готово».
Теперь установим дополнение для нашей таблицы. Для этого в верхнем меню находим одноименную кнопку «Дополнения» ↣ «Установить дополнение». Вбиваем в поисковую строку «Sort by color» и устанавливаем расширение, как на рисунке:
Не настаиваю именно на этом дополнении, просто оно проверено и работает. Теперь в нашей коллекции появилось расширение, сортирующее значения по цвету ячейки.
Нажимаем «Дополнения» ↣ «Sort by color» и выбираем любое из списка. Вуаля. Можно удалять.
Поиск и удаление дублей в Google Таблицах
Зачастую дублирующиеся значения могут не слабо напрягать. Есть два способа поиска дубликатов. Первый очень прост.
В пустую ячейку вводим функцию =(UNIQUE (A2:A1000) и получаем список ячеек с уникальным содержимым:
Данный метод крайне чувствителен в регистру и пробелам!
Способ второй подразумевает установку очередного дополнения под названием Remove Duplicates.
*Вместо настроить у вас будет синяя кнопка +Бесплатно
Приложение достаточно мощное. Оно может искать дубли в определенном диапазоне либо сравнивать столбцы и сразу совершать с ними какие-либо действия:
- Скопировать/перенести дубли в отдельный столбец
- Скопировать/перенести дубли в отдельную таблицу
- Беспощадно удалить дубли
- Выделить их цветом
Мы остановимся на выделении цветом. Программа на английском языке, но с помощью Google переводчика и пары тестов точно разберетесь.
Итак, выделяем столбец, заходим в Дополнения ↣ Remove Duplicates ↣ Find duplicates or uniques.
Видим:
Тут мы можем указать интересующий диапазон вручную либо, предварительно выделив нужную область, диапазон установится автоматически. Поставить галочку рядом с Create a backup мы создадим копию изменяемой таблицы. Жмем «Далее».
Перед нами появляется выбор. Мы можем найти либо дубликаты, либо, наоборот, уникальные ячейки. Выбираем дубликаты и перед нами встает еще один выбор. Если выберем с 1st occurences, то мы найдем дубликаты, ВКЛЮЧАЯ первое их упоминание, грубо говоря, оригинал. Мы выберем просто поиск дубликатов, исключая первое упоминание, так как нам нужно оставить одну ячейку. Жмем нэкст.
Если мы выделяем диапазон «с лихвой», затрагивая при этом пустые колонки — обязательно поставьте галочку Skip empty cells. Вообще, данный шаг создан с целью исключить заглавные ячейки. У нас в примере заголовок есть, поэтому галочки оставляем. Нэкст!
Финальный слайд. Тут сильно останавливаться не будем, а сразу выберем Fill with color. Жмем Finish и видим количество найденных дубликатов в выбранном диапазоне.
Дополнение чувствительно к пробелам!
Теперь мы можем отсортировать по цвету наши дубли с помощью первого метода и оценить необходимость удаления.
Условное форматирование в Google таблицах
В нашем примере есть несколько столбцов, по которым можно как-то оценить эффективность запроса. К примеру, мы не хотим использовать запросы, частотность которых ниже 100. Мы можем выделить цветом все неподходящие ячейки.
- Выделяем столбец со значениями
- Правый клик ↣ условное форматирование
- Формат ячеек: «Меньше»
- В отверстие вводим нужное количество
- Выбираем цвет/жирность/фон и жмем «Готово»
Теперь с помощью уже родного способа сортировки по цвету анализируем запросы с недостаточной частотностью и, если надо, удаляем.
С помощью того же принципа можно делать много всего с полученными списками. К примеру, с помощью форматирования ячеек с правилом «текст содержит» можно подсветить и отсортировать все геонезависимые запросы и убрать их. Ну и так далее. Дальше только фантазия и если она сильно разыграется, выберете в «Форматировании ячеек» значение «Ваша формула» и творите!
Диаграммы в Google таблицах
На сладенькое. Чтобы красиво все преподнести, воспользуйтесь интуитивно понятной функцией Google Таблиц — вставкой диаграммы. Разъяснения тут излишни, просто попробуйте!
Вывод
Вообще, большой любви к продуктам Google у меня не было и нет. Но за серию docs.google.com я им очень благодарен. Единожды сев и поковыряв эти продукты, прихожу к мысли, что жить уже не могу без таблиц и доков, нужно было только разобраться. Значимым плюсом является дополнения для Google таблиц, которые пополняются и ощутимо увеличивают возможности сервиса. Жаль, что немного однозначно полезных статей на эту тему. Постараюсь в обозримом будущем написать вторую часть, где будут разобраны схемы посложнее. Если в идеале, то получится запустить линейку полезных статей, посвященных теме как работать в Google таблицах, дополнениям, формулам и готовым решениям для повседневных задач.
