Неважно, в какой индустрии вы работаете, задач всегда больше, чем времени на них. Постоянно чего-то не хватает, всегда куча работы, которую нужно сделать как можно быстрее, а новые компании не оправдывают ожидания и игнорируют дедлайны.
Одним из самых коварных нюансов такого подхода является то, что он приводит к огромному стрессу. По словам бизнес-тренера Майкла Хаятта, 45% предпринимателей испытывают стресс, связанный работой.
Так что же делать переутомленному предпринимателю?
Для этой проблемы существует множество решений, но не все они подойдут каждому предпринимателю. Тем не менее, решение, к которому обращаются все больше и больше владельцев бизнеса – аутсорсинг.
Аутсорсинг – делегирование внутренних задач стороннему исполнителю, который не относится к компании. . Это может быть осуществлено с помощью фрилансинга или найма сторонней фирмы, которая будет выполнять часть задач.
Однако, для маленьких бизнесов это подразумевает, что кто-то вне компании будет выполнять большую часть задач. Вопрос: как убедиться, что качество останется на уровне?
Люди вне компании не всегда разделяют те же ценности, трудовую этику и желание делать работу качественно, так ведь?
Не совсем.
Из этого руководства вы узнаете все, что нужно сделать для успешного аутсорсинга, избегая при этом ошибки, которые могут повлиять на качество.
Но прежде, чем мы приступим к рассмотрению стратегий, давайте разберемся, почему вообще может быть полезно привлекать аутсорсинг.
Когда нужно отдавать что-то на аутсорс
Единственная причина, по которой стоит прибегнуть к аутсорсингу — если он приносит доход, а не убытки. В теории это хорошая идея, но не стоит ее реализовывать, если она будет финансово убыточной.
Аутсорсинг — это не перекладывание необязательных заданий на кого-то другого. Его нужно использовать только как инструмент повышения прибыли и увеличения продаж.
Учитывая это, нужно рассмотреть именно те сферы бизнеса, эффективность и доход которых можно увеличить с помощью аутсорсинга.
Если верить Wasp Barcode Technologies, то пять главных сложностей, с которыми сталкиваются владельцы маленьких бизнесов, связаны с менеджментом сотрудников и доходов. Между тем любой аутсорсинг должен работать минимум на одну из этих задач:
- увеличение прибыли;
- рост доходов;
- увеличение оборота.
И при этом сократить трудности.
Иначе в аутсорсинге нет никакого смысла.
Составьте список задач
Рекомендуем внимательно ознакомиться с тем, как вы в настоящий момент распределяете рабочее время, и отрегулировать его в соответствии с данными.
Для начала, рекомендуем следить за рабочими часами с помощью RescueTime. Это простое приложение для компьютера, которое отслеживает производительность.
После того, как вы поработаете с ним пару месяцев, станет понятно, какие задачи передать на аутсорсинг. Чтобы посмотреть, где вы проводите больше времени, нажмите на иконку RescueTime в строке меню.
Выберите из меню Go to Dashboard.
На приборной панели вам будет представлен обзор того, как вы распределяли рабочие часы.
Нажмите на «Отчеты» в правом верхнем углу. Выберите Приложения и Сайты.
Выберите период времени, который нужно просмотреть.
Здесь можно увидеть, в какие моменты занятость была высокой, когда – низкой. Как правило, самые большие области – это основные компетенции. Если только вы не злоупотребляете временем, это те области, в которых вы преуспели.
Однако, если посмотреть на другие программы, которые отнимают время, вы, вероятно, заметите деятельность с более низким общим качеством.
Это деятельность со снижающейся отдачей. Обычно это лучшие кандидаты на аутсорсинг.
Выясните, что у вас плохо получается делать самостоятельно
Второй метод понимания возможностей аутсорсинга – это изучение областей, в которых вы (или ваши нынешние сотрудники) не преуспеваете.
Таким образом у аутсорсинга будут огромные преимущества. Во-первых, будет возможно поручить выполнение этих задач кому-то, кто лучше в них разбирается. Это означает, что не придется беспокоиться о том, что сотрудники не справятся с задачей, которую они не очень хорошо понимают. Во-вторых, вы сможете выполнить эти задачи с экономией на масштабе.
Например, если нужна рекламная кампания, вы можете нанять агентство с штатным видеографом, дизайнером и менеджером по связям с общественностью. Это более рентабельно, чем нанимать всех этих сотрудников на неполный рабочий день, или ожидать, что один сотрудник сможет это все сделать за один рабочий день.
В-третьих, появится возможность сосредоточиться на боле важных задачах.
По сути, фокус на основных компетенциях бизнеса и делегирование остальных делает компанию более успешной. В большинстве случаев это будет самым большим преимуществом аутсорсинга. Позволив кому-то другому взять на себя вашу зарплату или другую задачу, вы можете посвятить свое время предоставлению лучшего продукта своим клиентом.
Согласно Link Vista Digital, сосредоточение на основных проблемах было главной причиной для аутсорсинга, связанного с уменьшением стоимости эксплуатации.
Теперь вы знаете, что нужно передавать на аутсорсинг. Но это не исключает существование подводных камней. Есть несколько областей, для которых лучше избегать аутсорсинг и заниматься ими внутри компании.
Когда не нужен аутсорсинг?
Несмотря на искушение прибегнуть к аутсорсингу, применять его нужно в меру. Не нужно передавать задания, которые получаются хорошо у ваших сотрудников людям вне компании.
Если передать на аутсорсинг все, то конкурентам будет очень легко вас обойти.
Во-первых, вы должны убедиться, что что-то не является вашей основной компетенцией. Хотя вы можете думать, что это ваш основной бизнес, основная компетенция не обязательно заключается в продуктах, которые вы производите.
Например, существует множество авторов, которые прибегают к гострайтингу. Но, так как структура повествования и основные идеи сохранены, книга станет успешной. Для некоторых это работает.
Секрет в том, что у вас должно быть преимуществ, которые позволит выделиться на фоне остальных. Что отличает вашу компанию? Почему ваш продукт лучше, чем другие? Какие цели, ценности и решения выделяют ваш бизнес на фоне остальных?
Примером этого является компания Apple. Несмотря на то, что большую часть работы делают не сотрудники компании, дизайном занимаются только они. Смартфон может сделать кто угодно, но только Apple может создать iPhone.
Если вы знаете, что что-то не является основной компетенцией или частью вашего конкурентного преимущества, есть два вопроса, которые необходимо задать себе. Во-первых, делаете ли вы это чтобы сэкономить деньги? Причины для аутсорсинга часто связаны с финансами. Необходимо убедиться, что средства были потрачены не зря.
Например, использование аутсорсинга сервисного обслуживания скорее всего приведёт к разочарованию.
Не каждая задача основывается исключительно на деньгах, и вы можете фактически потерять деньги в долгосрочной перспективе, сосредоточившись только на деньгах в краткосрочной перспективе.
Наконец, вы должны спросить себя и своих сотрудников, не прибегаете ли вы к аутсорсинга только потому, что вам не нравится задание?
Да, может казаться, что передать на аутсорсинг проект, который не хочется делать самому,-хорошая идея. Но это совсем не так.
Такие важные задачи, как продажи и найм сотрудников часто являются самыми неприятными. Но, позволяя это сделать кому-то другому, вы начнете замечать (не всегда хорошие) изменения в компании.
Есть ряд задач, которые должен уметь делать предприниматель или его наемники. Аутсорсинг – исключительно краткосрочное решение.
Теперь вы знаете, что такое аутсорсинг, давайте начнем учиться его применять.
Как осуществить аутсорсинг с помощью программного обеспечения
Технически, это не наем другого человека для выполнения работы за вас, но все еще отличный способ уменьшить нагрузку.
Преимущества программного обеспечения многочисленны. Обычно оно гораздо более доступно по цене, чем работники, и цифровые технологии не делают перерывов и не прекращают работу.
Поэтому в первую очередь нужно присматриваться к программным решениям, а не к человеческим ресурсам. Обсудим несколько областей, которые можно смело передавать на аутсорсинг компьютерам.
Автоматизация
Огромное количество механической работы можно оцифровать. Если замечаете, что огромное время тратится на повторение одного и того же действия на компьютере, это действие скорее всего можно автоматизировать.
Это поможет сильно сэкономить время. Согласно MGD Advertising, 94% предпринимателей говорят, что переход на автоматизацию некоторых процессов улучшает результативность компании.
Есть куча инструментов, которые могут сделать вашу жизнь проще. Для основных задач мы рекомендуем бесплатную программу IFTTT.
IFTTT расшифровывается так: If This, Then That. Он работает, синхронизируясь с вашим почтовым ящиком, Google Docs и сотнями других программ.
Это отличный способ для записи инвойсов, обмена сообщениями в социальных сетях, или получения текстовых уведомлений, если важный клиент отправит вам сообщение по электронной почте.
Хотя большинство задач, с которыми он работает, кажутся небольшими, вы сами не заметите, как сэкономите бесчисленное количество часов каждую неделю.
Более продвинутые задачи требуют более продвинутого инструмента, и именно здесь на помощь приходит Zapier.
В основе Zapier лежит более сложная версия IFTTT. В отличие от IFTTT, она не бесплатная, но функциональность программного обеспечения более чем оправдывает его цену.
С Zapier вы можете посылать бонусы клиентам, которые подписываются на рассылку по электронной почте, категоризировать и записывать их, а также импортировать новых пользователей Stripe в вашу CRM-систему.
Если вы потратите несколько недель на то, чтобы встроить часто используемые системы в Zapier, вы легко сможете сэкономить дополнительные несколько часов или даже заменить частично занятых сотрудников с помощью автоматизации.
А что, если работа на самом деле требует человеческого вмешательства? Такие задачи полностью автоматизировать не получится, но сократить время на их выполнение можно.
Сократить, но не устранить
Не все задачи нужно устранять, чтобы добиться максимальной продуктивности. Если использовать технологии, которые облегчат выполнение работы, нужда в аутсорсинге или других внешних вмешательствах для неё исчезнет. Один из лучших инструментов для этого называется TextExpender. Легкая в пользовании программа автоматически расширяет отрывки теста.
Например, если вы используете популярные заголовки в ваших статьях, можно набрать несколько клавиш и заставить программу автоматически заполнить фразу.
Это отличный способ сэкономить кучу рабочего времени.
К тому же, программа может прилично сократить время, которое вы тратите, отвечая на электронные письма.
Для этого требуется выполнение задачи, которую в противном случае пришлось бы поручать дорогостоящему сотруднику, и это позволяет Вам справиться с ней лишь за часть рабочего дня.
Есть и другие способы сделать это.
Знакомство с распространенными клавиатурными сокращениями и экономящими время приложениями может сохранить много времени и сделать некоторые задачи аутсорсинга вовсе ненужными.
Но есть еще одна причина, по которой Вы, возможно, захотите привлечь современные технологии: решение проблемы асинхронности.
Решаем проблему асинхронности
Проблема асинхронности заключается в том, что невозможно работать постоянно.
Чтобы исправить это, вы можете использовать технологию, которая имитирует взаимодействие в реальном времени без необходимости контролировать его.
Самый распространенный пример – социальные сети. Хоть социальные сети и нуждаются в постоянном взаимодействии, нет смысла уделять им очень много внимания.
Мы рекомендуем применять автоматизацию маркетинга. Таким образом вам удастся сэкономить время, получая тот же результ.
Существует множество инструментов для облегчения работы маркетологов. Один из самых популярных – Hootsuite, который позволяет делать пост и обновления заранее.
Более интересная программа называется Edgar. Она публикует посты по расписанию, а когда у вас заканчивается материал, репостит что-то из галереи постов.
И, наконец, Buffer позволяет делать очередь из постов, которые нужно выложить в разные соцсети.
Эти инструменты позволяют работать асинхронно с имеющимися временными ограничениями. Другими словами, вы можете задать определенный временной блок и пожинать результаты позже.
Эти программы помогут вам, если вы хотите прибегнуть к аутсорсингу из-за банальной нехватки времени.
Автоматизирование подобных задач принесет те же результаты, что и наем новых рабочих.
Асинхронно можно работать и с электронной почтой. Инструмент для этого называется ContactMonkey. Помощью него можно распланировать письма, которые нужно отправить позже. Это позволяет отправлять новые заказы в течение недели без необходимости планировать их каждый день.
Однако, у всех программных обеспечений есть определенные ограничения и сложные задачи не всегда можно автоматизировать. В случае чего аутсорсинг может стать необходимостью.
С чего же начать?
Бизнес-системы
Иногда существуют процессы и системы, с которыми ваша компания не должен справляться самостоятельно.
Например, каждый бизнес должен ежегодно подавать налоговую декларацию. Но большинство малых предприятий предпочитают передать это на аутсорсинг бухгалтерской фирме или CPA.
Но зачем?
Потому что такое специализированное налоговое ноу-хау — это то, что нужно малому бизнесу всего пару раз в год!
Намного дешевле передать эту часть обязанностей другой компании, чем нанимать нового сотрудника, который будет сидеть без дела большую часть времени.
Поговорим о нескольких важных бизнес-системах, которые возможно лучше передать на аутсорсинг.
Как выбрать того, кто будет выполнять работу за вас
Мы рекомендуем присматриваться к фирмам с положительной репутацией. Уровень экспертизы крайне важен и возможно должен быть юридически заверен. Поэтому необходимо обращаться к компаниям, вызывающим доверие.
Для некоторых областей лучше не искать фрилансеров в интернете, а обратиться к тщательно подобранной фирме, которая будет соответствовать требованиям.
В зависимости от ситуации, обратите внимание на следующие критерии:
- Локальность. Если вам необходимо постоянно связываться с аутсорсером, лучше рассматривать варианты недалеко от вас. Это также важно в том случае, если потребуется физическое присутствие сотрудника (например, для установки новой ИТ-системы или сканирования налоговых документов).
- Экспертиза. Возможно, вы работаете в супер-специфической индустрии, тогда и аутсорсер вам потребуется особенный. Компании, которые работают с такой нишей, как HR-менеджмент для технологических стартапов, смогут лучше понять ваши уникальные потребности.
- Опыт. Это маст для любой компании, которая работает с важной информацией, такой как налоги и юридические документы. Какую бы вы фирму не выбрали, убедитесь в том, что они знают, что делают. Плюс они должны это подтвердить какими-либо референсами.
Финансы и бухгалтерия
Самый распространённый пример бизнес аутсорсинга – финансы и бухгалтерский учёт. Трудности вызывает не только огромное количество времени, которое компания затрачивает на выполнение этой работы, но и отсутствие необходимых ресурсов.
Большие фирмы, специализирующиеся на бухгалтерии могут себе позволить программное обеспечение и другие ресурсы, к которым нет доступа у большинства сотрудников обычных компаний.
Согласно Consero, это огромная проблема для фирм со штатными бухгалтерами. В результате чего, множество некрупных компаний в этом случае используют аутсорсинг.
Большинство выбирают местные варианты, обращаются к близлежащим бухгалтериям и пользуются рекомендациями знакомых. Многие начинают пользоваться онлайн сервисами.
Например, TimberTax специализируется на работе с налогами для фрилансеров и консультантов.
Это идеальный вариант для фрилансеров и частных предпринимателей, у которых по близости нет специализированных бухгалтерских фирм.
Кадровые ресурсы
Прибегать к аутсорсингу для менеджмента сотрудников кажется ужасной идеей. Но это не так. Менеджмент кадровых ресурсов — быстрорастущая ниша в индустрии аутсорсинга.
Аутсорсинг через поставщиков услуг HR вырос на 27% в 2016 году, и большинство поставщиков услуг HR ожидают, что рост продолжится, по данным Prism HR.
Если вы маленькая компания без большого штата сотрудников, то это может стать стартовой точкой для аутсорсинга.
К тому же, (это может подтвердить любая крупная компания), HR может стать причиной больших затрат, как финансовых, так и временных. Подумайте об аутсорсинге, чтобы была возможность сфокусироваться на главной задаче бизнеса.
Информационные технологии
В прошлом большинство компаний полагались на штатный ИТ персонал. В настоящий момент многие видят преимущество в аутсорсинге задач, связанных с информационными технологиями.
Несомненно приятно иметь под рукой штатного айтишника, который будет справляться с возникающими проблемами. Но это также может вылиться в неоправданные расходы.
В настоящее время, по данным TekSystems, аутсорсинговые ИТ-работы, такие как проектные задачи и задачи по составлению технического задания (SOW), приравниваются к увеличению численности персонала для ИТ-работы.
Если вы еще не приступили к аутсорсингу работы с информационными технологиями, начните прямо сейчас.
Документооборот и юриспруденция
Не у всех некрупных компаний есть штатные юристы, которые могут справиться с увеличивающимся числом официальных требований, которые необходимо выполнять, чтобы соответствовать законодательству.
Для решения более сложных задач в бизнесе, рассмотрите возможность привлечения стороннего адвоката для предоставления юридических консультаций.
По данным Cogneesol, аутсорсинг юридических процессов находится на подъеме почти в каждом подсекторе.
Это одна из тех областей, где опыт и локальность имеют решающее значение.
Найдите фирму, которая разбирается в местных законах и имеет опыт работы с компаниями вроде вашей.
Дополнительные бизнес-задачи
Беспроигрышный вариант для аутсорсинга – поручить кому-то вспомогательные бизнес-задачи.
Это задачи, которые являются неотъемлемой частью основного бизнеса, но не являются частью конкурентного преимущества. Хотя они не всегда должны быть переданы на аутсорсинг, но если что-то получится – вы сэкономите ресурсы.
Повторяющиеся задачи
Надоело делать одно и то же снова и снова? Скорее всего, найдётся кто-то, кто может сделать эту работу за меньшие деньги, уделить ей больше внимание и улучшить производительность компании.
Чтобы найти такие задачи, мы рекомендуем подсчитать почасовую зарплату. Оцените, сколько времени вы тратите на важную работу, и можно ли нанять кого-то за меньшую плату, чем получаете вы.
Когда поймете, какие задачи менее важны, делегируйте их по своему усмотрению.
Простые задачи (ввод данных, расчеты и форматирование) можно смело передавать на аутсорсинг. Для начала, обратите внимание на ту работу, которую вы делаете чаще всего.
Лучший вариант для этого – делать скринкаст проекта. Если у вас Mac, рекомендуем приложение Tapes. С его помощью можно быстро создать скринкаст с демонстрацией процесса работы. После того, как инструкция будет записана, другой человек сможет сделать в точности то же самое быстро и безболезненно. В дальнейшем скринкаст можно использовать как обучающий ресурс.
По данным Cogneesol, 82% компаний, которые передали ввод даты на аутсорсинг, улучшили общую производительность.
Веб-дизайн и поддержка сайта
Если ваша компания непосредственно не занимается созданием веб-сайтов, нет смысла содержать свои собственный. Как было упомянуто ранее, другая фирма может это сделать быстрее, лучше и дешевле, в результате чего вам удасться сэкономить время и деньги.
Если сайт уже имеется, рано или поздно его придётся обновить. Поручите это другой компании.
Создание контента
Отличная возможность для аутсорсинга – создание контента. Особенно если вы в этом новичок, стоит попробовать поручить эту работу людям вне компании.
Чаще всего на аутсорсинг передают именно написание текстов, это делают 44% компаний. Нужно потратить кучу усилий на создание и продвижение вирусного контента. Наймите опытного автора и промоутера, чтобы сэкономить вагон времени.
Однако, по данным Fronetics, многим есть, куда расти: две трети маркетологов отдают на аутсорсинг менее трети своего контента.
Если в настоящее время есть кто-то, кто создает контент для вас, или если вы делаете это самостоятельно – почти всегда можно попросить гострайтера сделать то же самое за часть цены.
Опять же, не стоит забывать про почасовую зарплату и фокус на главном. Скорее всего, написание статей или постов – не важнейшая ваша задача.
Ну или стоит найти редактора, который облегчит работу автора.
Главный секрет при аутсорсинге контента заключается в том, что необходимо под рукой иметь несколько примеров уже готового материала, чтобы дать аутсорсеру понять, чего вы от него хотите. Также должен быть готовый контент-план.
Теперь разберёмся с тем, как не наступить на грабли при поиске фрилансера.
3 шага для поиска подходящего фрилансера
Если вам нужен отличный фрилансер для выполнения специфической задачи, есть несколько шагов, которые позволят такого найти.
Следуя этим шагам, вам удастся нанять квалифицированного человека, который хорошо сделает работу за небольшую цену.
1. Разберитесь с оплатой
Прежде чем нанять фрилансера, нужно определиться с бюджетом. Аутсорсинг должен помочь вам сэкономить деньги, но это не значит, что нужно выбирать самый дешевый вариант.
Например, согласно Accelerance, аутсорсинг разработки ПО стоит минимум 70 долларов в час в Северной Америке. А вот в Азии можно найти варианты за 20-40, но возможно придётся пожертвовать английским, и не стоит забывать про часовые пояса.
Прежде чем приступите к поиску человека, исследуйте рынок. Поймите, за что конкретно будете платить и сколько. Также неплохо бы составить список требований.
Насколько важно знание языка? Насколько важна чистота кода? Или вас интересует только конечный результат?
Это важные аспекты, которые необходимо учесть до того, как вы наймёте фрилансера.
2. Четко расскажите о проекте
Предприниматели часто не осознают, что успех фрилансера во многом зависит от данных ему инструкций. Нечеткое описание работы может обернуться неудачей для аутсорсера.
Выбор самой низкой цены в конечном итоге может означать выбор фрилансера с наименьшим пониманием того, что влечет за собой полный проект.
Чтобы избежать хаоса, объясните фрилансеру, каких результатов вы от него ждёте.
Основной сайт для найма фрилансеров – Upwork. Все покажем на его примере.
Если вы используете другую платформу, можете применить те же самые принципы.
Для начала, зарегистрируйтесь и создайте аккаунт. Нажмите Опубликовать новую вакансию.
Выберите категорию и подкатегорию. Убедитесь, что выбрали нужную, иначе фрилансеры просто не отзовутся.
Приступим к описанию работы. Здесь нужно писать все как можно более подробно. Напишите простой и понятный заголовок. В описании детально распишите задание. По возможности добавьте файлы с вдохновением для проекта, дизайном и другими ресурсами для фрилансера.
Чтобы найти подходящего аутсорсера, нужно выбрать несколько параметров для проекта. Если вы только начинаете, попробуйте сделать сэмпл проекта. Если что-то пойдет не так, лучше, чтобы это случилось с дешевой презентацией, чем с серьезным веб-сайтом.
Выберите одноразовый проект и одного фрилансера. Введите любые навыки, которые ему понадобятся для успешного завершения проекта.
Наконец, укажите начало проекта.
Далее, вам нужно определиться с тарифами и наличием. Здесь пригодится ваше раннее исследование цены.
Выберите способ оплаты и уровень квалификации, который необходим. Ещё нужно указать временной промежуток. Опять же, если у вас нет опыта с подобными сайтами, дайте короткий промежуток (месяц или неделю).
Выберите тех, то может найти работу и заняться проектом. Мы рекомендуем стандартный вариант.
Не выбирайте только приглашенных фрилансеров, если только вы уже не сделали несколько проектов. Лучше всего сначала посмотреть, кто заинтересовался.
Остальные вопросы необязательны. Если вы считаете, что они важны, вы можете указать предпочтительную квалификацию, скрининговые вопросы и сопроводительное письмо.
Однако, в этом нет необходимости для небольших задач.
Наконец, нажмите Отправить вакансию.
После того, как пост повисит несколько часов, вы начнете получать сообщения от фрилансеров, претендующих на работу.
Вот где начинается веселье!
3. Изучите отклики фрилансеров
Как только вы опубликуете вакансию, фрилансеры на Upwork опубликуют предложения, основанные на спецификациях. Прежде чем выбрать фрилансера, необходимо провести с ним познакомиться.
Вот кандидат, который принимает участие в одном из моих проектов. Я нажал на его профиль, чтобы увидеть все его данные.
Три самые важные для меня фактора – оценка успеха в работе, история работ и языки.
Job Success Score – это показатель отзывов, которые фрилансер получает от предыдущих клиентов. Например, Горан Дж. имеет рейтинг 93%.
История его работ говорит, что он провёл на Upwork 500 часов и сделал 76 работ. Что является хорошим результатом и даёт понять, что этому фрилансер можно довериться.
И, наконец, он свободно говорит на английском. Это сделает процесс переговоров легче, и он поймет все мои требования.
Если хотите копнуть глубже, можете посмотреть историю работ и отзывы о фрилансере.
Рекомендуем сортировать отзывы от плохих к хорошим, чтобы узнать, какие проблемы могут возникнуть при работе с фрилансером. Если негативных отзывов много, значит фрилансер былине слишком услужлив.
Слава богу, у Горана Дж. Рейтинги отличные. В самом негативном отзыве говорится, что не было обратной связи, а самая низкая оценка – 4.3.
Он, судя по всему, отличный кандидат на работу.
Теперь мы убедились, что он нам подходит. Пришло время убедиться, что качество его работы соответствует отзывам.
Большинство фрилансеров в Upwork прикрепляют своё портфолио, загляните в него и убедитесь в том, что вы довольны его качеством и вам нравится его стиль.
Если вы каждый раз будете проверять аутсорсера по этим шагам, можете не бояться неудач при работе с ними.
Как добиться успеха в работе с текущим проектами
Впервые погрузившись в мир аутсорсинга, вы будете постоянно слушать ужастики о долгосрочных фрилансерах, которые накапливают огромные счета, игнорируют дедлайна и бросают проекты на полпути.
Если вам нужен аутсорсинг только для выполнения небольших задач, скорее всего вы с этим не столкнетесь. Но что делать с длинным, долгосрочным проектом? Как убедиться, что качество будет на уровне, и что вы не уйдёте в минус?
Ответ простой. Нужно также следовать нескольким простым шагам, чтобы найти идеального кандидата на работу.
Не спешите с выбором
Так как вы будете нанимать кого-то на долгосрочный период, важно убедиться, что этот человек точно подходит.
Чтобы это сделать, нужно усовершенствовать процесс выбора кандидата.
Рекомендуем добавлять небольшой тест для фрилансеров, который отсеит людей, которые не будут следовать вашим указаниям.
Требование уникальной сюжетной линии или другого вида «пароля» – отличный способ увидеть, кто готов подчиняться даже маленьким просьбам.
Чтобы найти “вашего” человека, нужно в принципе расширить конкурс претендентов. Рассмотрите минимум три кандидатуры, и выберите фрилансера, который вам больше подходит.
Рекомендуем запросить у нескольких кандидатур оплачиваемый тестовый проект. Да, это недешево, но поможет вам сделать окончательный безошибочный выбор и не потерять деньги в дальнейшем.
Лучше сразу убедиться, что человек недостаточно квалифицирован для серьезной работы, чем узнать об этом после того, как вы его наймете.
Наконец, проведите интервью, чтобы проверить, насколько они пунктуальны и нравится ли вам с ними работать.
Поддерживайте связь
Регулярное общение жизненно важно для того, чтобы команда соответствовала целям компании.
После того, как проведёте первое интервью, важно не терять контакт с сотрудником. Воспользуйтесь Skype для поддержки связи, так как он легок в пользовании.
Ещё один инструмент для поддержания контакта с сотрудником – Slack. Это мессенджер специально для обсуждения рабочих вопросов.
Это отличный способ следить за статусом проекта, мониторить прогресс фрилансеров и проверять, не отстают ли они от команды.
Делитесь документами и мониторьте прогресс
Не упускайте возможность делиться документами.
Особенно что касается контент-маркетинга. Возможно понадобится что-то редактировать по ходу, так что возможность обмена документами особенно важна.
Многие используют и рекомендуют для этого Google Docs. Программа позволяет с легкостью делиться документами с редакторами и так далее. Попробуйте Google Drive для хранения больших коллекций файлов. Это полезно в случае, если у вас очередь из проектов, сделанных заранее. Google Drive позволяет делиться папками с членами команды, авторами, редакторами и прочими.
Наконец, Dropbox прекрасный инструмент, с помощью которого можно делиться разными типами файлов, начиная с шаблонов заканчивая логотипами, с членами команды.
Это отличный способ поддерживать брендинг компании, если фрилансер случайно использует старую версию логотипа.
Прежде чем начинать проект, убедитесь, что у всех есть доступ к этим инструментам. Научите их использовать программы и создайте для нить аккаунты при необходимости.
При соблюдении все эти предостережения, вы скорее всего не потерпите крах, работая над долгосрочным проектом.
Итог
Если вы предприниматель, который хочет увеличить продуктивность компании в короткий срок, обратите внимание на аутсорсинг.
К нему нельзя прибегнуть в любой ситуации, но аутсорсинг наименее важных частей вашей работы - это верный способ увеличить вашу эффективность.
Если использовать проверенный техники и внимательно подходить к выбору аутсорсеров, успех проектов гарантирован.
Какие приемы вы будете использовать для того, чтобы передать работу на аутсорсинг без потери качества?
