Тайм-менеджмент — это технология ориентации во времени при постановке задач. Она не позволяет раздвинуть границы привычных 24-часовых суток, но делает жизнь человека намного проще, благодаря грамотной самоорганизации и планированию. Управлять своими минутами нелегко — наверное, каждый ловил себя на мысли, сколько часов было потрачено на времяпрепровождение в социальных сетях, за просмотром сериалов и за прохождением компьютерных игр. Иногда даже работа, отнимающая большую часть дня, кажется чем-то несущественным, особенно если поставить ее рядом с такими принципиально важными вещами как семья или дружба.
- Тайм-менеджмент — что это такое простыми словами
- Зачем нужен контроль
- Принципы тайм-менеджмента
-
Популярные мифы о тайм-менеджменте и его значении в планировании работы
- 1. Управлять временем нельзя
- 2. Методики не работают
- 3. Необходимо больше трудиться
- 4. Это далеко от творчества
- 5. Это зарубежная выдумка, в России она не работает
- 6. Жесткий контроль нужен только тем, кто постоянно опаздывает
- 7. С прокрастинацией бороться бесполезно
- 8. Без управления временем стать успешным не выйдет
- 9. Есть универсальные упражнения, подходящие всем без исключения
- 10. Курсы в стиле time management учат экономить время
- Тайм-менеджмент и что он значит — лучшие методики
- Приложения для управления временем
- Что дает тайм-менеджмент: что почитать
- Заключение
Тайм-менеджмент — что это такое простыми словами
Человека, к сожалению, не способен успевать справляться с абсолютно всеми бытовыми и профессиональными делами одновременно, и это нормально. Однако на сегодняшний день существует методика, позволяющая эффективно организовать собственное время. Новомодное направление под названием time management появилось 1975 году, благодаря предпринимателю и владельцу разных бизнес-проектов Клаусу Меллеру. Он создал свою уникальную концепцию распределения драгоценных минут и сумел доказать ее эффективность.
Зачем нужен контроль
Может показаться, что абсолютно каждый человек — хозяин своей жизни, но на практике дела обстоят по-другому. Вспомните, когда вы в последний раз не успевали справиться с намеченными задачами? Как часто вы мечтали о том, чтобы сутки состояли не из 24, а из 30 часов? Если представленные темы вам знакомы — значит, без методик управления временем не обойтись.
Принципы тайм-менеджмента
Time management — направление, неразрывно связанное с планами, стратегиями и стандартами. Методика имеет четкую концепцию и базируется на пяти основных понятиях, каждое из которых нуждается в небольшом пояснении.
Мотивация
Побуждение к действию — психофизиологический аспект, благодаря которому можно управлять поведением и генерировать много энергии. Грамотно выбранный мотив задает вектор движения и не позволяет свернуть с намеченного пути на полдороги.
Планирование
Чтобы хорошо выполнять работу, нужно в ней досконально разбираться — понимать, какие шаги следует предпринимать для решения тех или иных проблем, а также привязывать свои движения к графику.
Структурирование
Ключевые задачи тайм-менеджмента — это организация и распределение времени. В качестве мерила эффективности представленного процесса могут выступать любые критерии. Для их создания любое дело необходимо разложить на этапы.
Приоритеты
Понять, какие вещи приближают вас к намеченной цели быстрее всего, на самом деле бывает трудно. Поэтому важно освоить навык приоритизации, который базируется на детальном анализе самого себя и происходящих рядом событий.
Рациональность
Иногда для достижения хороших результатов не стоит идти напролом — проще отыскать обходную тропу и подробно ее обследовать. Именно так будут поступать рациональные люди, бережно относящиеся к своим ресурсам.
Популярные мифы о тайм-менеджменте и его значении в планировании работы
Time Management — это направление, отношение к которому всегда было неоднозначное. Прежде чем начать освоение методики, необходимо рассмотреть устоявшиеся в обществе стереотипы относительно нее.
1. Управлять временем нельзя
Человеку часы, минуты и дни действительно неподвластны, однако при этом мы можем контролировать себя, и тогда будет казаться, что в сутках более 24 часов.
2. Методики не работают
Об этом часто говорят люди, попробовавшие одну, не самую эффективную или неинтересную технику. Статистика показывает, что тайм-менеджмент способен помогать со стопроцентной вероятностью, но при приложении определенных усилий для развития навыков.
3. Необходимо больше трудиться
Суть направления не в том, чтобы взваливать на себя огромный объем обязанностей, а в перераспределении текущих дел. Приоритетным становится фокусировка на единой задаче — с ударами в одну точку до достижения успеха.
4. Это далеко от творчества
Управлять своим времяпрепровождением — вовсе не значит рассчитывать каждую минуту со строгими наказаниями за отклонения от стратегии. У человека по-прежнему остается свобода для креатива — в мышлении, поступках и поведении.
5. Это зарубежная выдумка, в России она не работает
Нужно понимать, что time management — это такая тема, которая интересовала людей всегда, в разные годы без привязки к стране и национальности. Тайм-менеджмент актуален в том числе и для русского человека.
6. Жесткий контроль нужен только тем, кто постоянно опаздывает
Данную методику не используют для снижения количества опозданий — она нужны для движения вперед и достижения целей. От возможности справиться со своими проблемами в ускоренном темпе не откажется, наверное, никто.
7. С прокрастинацией бороться бесполезно
Действительно, одни личности отличаются большим уровнем организованности и мотивации, по сравнению с другими. Однако опускать руки и прокрастинировать по поводу и без все равно не стоит — лучше стремиться к идеалу.
8. Без управления временем стать успешным не выйдет
В мире есть множество людей, добившихся невероятных результатов без практик и тренировок. Правда, далеко не факт, что именно вы войдете в их число — стоит увеличить свои шансы на победы регулярными упражнениями.
9. Есть универсальные упражнения, подходящие всем без исключения
Нет, таких, к сожалению, не существует. Одному человеку нравится пользоваться классическими канбан-досками, второму — назначать и соблюдать строгие дедлайны, а третьему — фокусироваться на мелких задачах.
10. Курсы в стиле time management учат экономить время
Концепция, разработанная Клаусом Меллером — не волшебная пилюля. Она рассказывает о том, как успевать завершать дела в своевременном режиме, но не раздвигает границы стандартных 24-часовых суток.
Тайм-менеджмент и что он значит — лучшие методики
Рассматриваемое направление включает в себя большое число инструментов и практик, обладающих разными уровнями эффективности. Попробовать нужно все — вполне возможно, что одно популярное упражнение покажется вам бесполезным, а второе превратится в неотъемлемую часть жизни – поле для экспериментов невероятно широко.
1. Вечерняя подготовка
Техника, разработанная клиническим психологом Ником Уингалом. Предлагает выписывать профессиональные и бытовые задания на завтра под конец дня. Позволяет предварительно раскидать нагрузку и сфокусироваться на приоритетных миссиях.
2. Хотя бы на минутку
Отличный инструмент для борьбы с прокрастинацией. Если человеку не хочется делать определенную работу, ему следует заставить себя сесть за нее максимум на 300-600 секунд. Удивительно, но после вымученного старта остановиться, как правило, не получается.
3. Дедлайны
Каждому заданию необходим реалистичный срок, отводимый на его корректное выполнение. Ученые MIT выявили, что самостоятельно выбранные временные границы легко двигают дела в нужное положение.
4. Кушаем «лягушек»
Брайан Трейси предлагает поедать по одной жабе каждое утро — причем речь идет не о фактическом употреблении в пищу бесхвостых земноводных, а о самых неприятных типах работ. Если человеку удается справиться с ними в начале дня, оставшиеся часы, скорее всего, будут смотреться куда продуктивнее.
5. Мелкие задачи
О том, для чего нужны основы тайм-менеджмента и что в них входит, кратко рассказать не получится. Как минимум из-за того, что перечисляемые методики нередко друг другу противоположны. Например, существует технология, предлагающая действовать по практике Брайана Трейси, но от обратного — делать первыми небольшие и простые задачки, а все сложное оставлять на потом.
6. Автофокус
Автор этого метода — специалист по личной эффективности Марк Фостер. Он считает, что с утра необходимо выписать абсолютно все обязанности на листок, а затем медленно перечитать полученный список. В определенный момент человеку захочется остановиться на чем-то одном — с этого и стоит начинать.
7. Сделай это завтра
Для следующей практики потребуется освоить навык ведения закрытых перечней. В них невозможно добавлять новые пункты — людям, желающим повысить свою продуктивность, нужно стремиться вписывать в такие таблички все завтрашние дела, откладывая их максимум на одни сутки.
8. Деление большой задачи
Техника поедания слона по кусочкам. Предлагает разбить глобальную работу с внушительным объемом на множество мелких этапов. Таким образом, мы обманываем свой мозг — превращаем крупное и трудное обязательство в череду минималистичных вполне посильных миссий.
9. Одно задание в промежуток
В 2009 году ученые Стэнфордского университета выяснили, что когда человек справляется с несколькими интеллектуальными делами одновременно, у него не получается ни одно из них. Соответственно, ежедневно необходимо выдавать себе часы только на единственную визуально пугающую, заведомо сложную обязанность.
10. Гиперфиксация
Тайм-менеджмент — это принцип экономии и управления временем, иногда реализуемый с помощью инструментов-помощников. В их роли часто выступают обыкновенные таймеры — они позволяют работать эффективнее, выстраивать правильные ожидания, тренировать волевые усилия и предотвращать эмоциональные спады.
11. Девять дел
Система, базирующаяся на иерархической лестнице типовых задач. Предлагает устранить в течение рабочего дня одну масштабную, три средних и пять пустяковых обязанностей. Практика помогает нырять в рутину без доли уныния.
12. Канбан
Таблица с тремя столбцами — «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». В течение суток операции перемещаются между тремя колонками, а то, что окажется невыполненным ближе к концу спринта, оставляется на завтра.
13. Хронометраж
Эксклюзивная разработка Глеба Архангельского — экономиста и автора книг по управлению временем. Предлагает планировать абсолютно все задачи в несколько этапов: с промежуточным фиксированием, поиском важного и стратегическими корректировками.
14. Матрица Эйзенхауэра
Система ведения документации, которую придумал 34-й президент США. Для ее реализации нужно взять лист бумаги и нарисовать на нем квадрат, разбитый на четыре равных отдела. У каждого из них будет свое имя — «важно» и «неважно», а также «срочно» и «несрочно». Распределив дела таким образом, вы поймете, какие из них нуждаются в немедленной реакции, а с какими можно подождать.
15. Хронотопный менеджмент
Профессор в области медицины и психотерапевт Майкл Бреус считает, что каждого человека можно отнести к одному хронографическому типу: медведю, льву, волку или дельфину. Они соответствуют определенным биоритмам, под которые и необходимо подстраивать свои графики и расписания.
Приложения для управления временем
Следить за собственной эффективностью можно по-разному — с помощью пишущей ручки и простого белого листа или посредством современного программного обеспечения. Второй вариант смотрится удобнее, тем более что софт можно устанавливать на смартфоны:
- Focus To-Do — «помидорный» таймер, позволяющий разбивать процессы на 25-минутные промежутки и постепенно их «кушать»;
- Trello — одна из самых популярных в мире канбан-досок, оснащенная внушительным функционалом для совместной работы;
- Notion — база знаний и внушительная среда систематизации, дающая возможность для аккумулирования любых входящих данных;
- Todoist — высокоэффективный планировщик, построенный на базе классической матрицы Эйзенхауэра;
- Singularity — таск-менеджер, умеющий превращать письма из электронной почты в рабочие задачи.
Впрочем, аналогичных приложений на рынке много — все они представлены в каталогах официальных магазинов AppStore и Google Play.
Что дает тайм-менеджмент: что почитать
О том, как развивается направление под названием time management, можно почитать в специализированных книгах:
- Getting Things Done — Д. Аллен.
- Тайм-драйв — Г. Архангельский.
- Самодисциплина 2.0 — В. Якуба.
- Вы или хаос — А. Фридман.
- Мой продуктивный год — Д. Кеннеди.
Навык управления собственным временем бесценен — изучать его стоит как в теории, так и на практике, представителям самых разных профессий. Предпринимателям эта техника будет полезна для выстраивания и оптимизации бизнес-процессов, а врачам — для нормализации графика приема пациентов.
Заключение
Ответы на все вопросы, как правильно организовать свою работу и рабочие дни, можно найти в методике под названием тайм-менеджмент. Разбираться в соответствующем направлении следует досконально, если есть потребность в повышении личной и профессиональной продуктивности. Навыки управления собственным временем пригодятся абсолютно всем. На их изучение не придется тратить особые силы и средства — большая часть профильных методов и инструментов осваивается за считаные часы. Хорошим подспорьем становится специализированная литература — как от признанных российских, так и от именитых зарубежных авторов.
Вопросы и ответы
Специфических тренировок нет — для того, чтобы начать контролировать свое времяпрепровождение, достаточно познакомиться с конкретной методикой. Начать можно, например, с канбан-досок, а продолжить — популярным Pomodoro.
Как самостоятельно узнать, что вы эффективно управляете временем?
Понимание придет в кратчайшие сроки — бытовые дела перестанут занимать внушительную часть суток, а рабочие задачи перестанут быть рутинными, к ним появится интерес.
Как расставить приоритеты при планировании задач?
Например, по методу бизнес-тренера Брайана Трейси. Специалист советует сначала справляться с наиболее трудными и объемными обязанностями, а затем переходить к тем, что поменьше.
