Управлять своим временем, правильно расставлять приоритеты и распределять силы – вот что такое тайм-менеджмент простыми словами. Его полезно применять во всех сферах – дома, на работе, в хобби. Владея специальными техниками и методиками, можно грамотно организовать все процессы и существенно улучшить качество жизни.
Что такое тайм-менеджмент
Изначально эту науку применяли только на предприятиях, но потом ее принципы перенесли в повседневную жизнь. Кому не хочется успевать делать все домашние дела и чтобы оставалось время на прогулки, фитнес, бассейн и социальные сети? Вот для чего это необходимо. Этот принцип позволяет самоорганизоваться и понять, что важно, а что можно сделать потом. Сверхзадача – обладать своим временем.
Зачем нужен навык планирования задач
Во-первых, для того, чтобы искоренить прокрастинацию. Простыми словами это склонность к постоянному откладыванию важных дел. При этом человек не отдыхает, он продолжает тратить энергию на другие задачи, а главные остаются нерешенными. Отсюда психологическое напряжение и ухудшение качества жизни.
Во-вторых, чтобы справляться с увеличивающимся темпом жизни. Это касается всего: работы, социальных процессов, быта, отдыха. Человеку нужно концентрировать внимание на важных делах, но он постоянно отвлекается на что-то другое. В итоге сроки горят, личная эффективность падает, отсюда стрессы, которые только усугубляют спешку. Получается замкнутый круг.
Принципы
Как и у любой другой науки ТМ имеет целостную систему знаний. Вы сами можете придумать упражнения и приемы, которые помогут распределять время и экономить ресурсы, но все они в любом случае будут построены на основных принципах тайм-менеджмента. О них подробнее дальше.
Мотивация
Первый кит, на котором строится ТМ. При недостатке мотивации рушится весь распорядок: важные дела откладываются, внимание концентрируется на вторичном, время уходит, приходит тупик, а потом наступает дедлайн. При достаточной мотивации такого не случается, но сперва нужно разобраться в том, что вам необходимо сделать и зачем. К примеру, сегодня следует написать одну главу романа, чтобы завтра не пришлось писать две, иначе это негативно отразится на качестве работы и моральном состоянии. Неплохая мотивация, а вот еще: сейчас нужно сделать квартальный отчет, чтобы успеть вечером сходить с ребенком в парк. Когда вы проговариваете, зачем требуется делать конкретное дело, то ему сложнее затеряться среди других не столь важных.
дело требует безотлагательного выполнения, а мотивации недостаточно. В этом случае необходимо разобраться в причинах: почему сложно работать над этой задачей, что тормозит ход ее решения. Выпишите все причины в блокнот и устраните их.
Принцип планирования
Тайм-менеджмент это управление временем, и оно невозможно без планирования. Сначала мы ставим цель и разбираемся с мотивацией, а потом решаем, как и когда будем двигаться к ней.
- сложно взять и начать планировать свой день;
- нет понимания, как это делать и зачем нужно.
С техниками и упражнениями познакомимся позже, а по вопросу целесообразности важно сказать вот что: когда есть план, идти к цели легче, быстрее и веселее. Рассмотрим человека, которому нужно в гипермаркет. Если у него нет заранее составленного списка, то он будет ходить от стеллажа к стеллажу в поисках необходимого и брать в придачу еще и то, что ему не требуется. Результат – потрачены лишние время и деньги. Спланированные по списку покупки – совсем другое дело.
Конечно, спланировать весь свой день невозможно, потому что иногда появляются форс-мажоры.
- составьте базовый список дел на день, в котором будет не более четырех самых важных и неотложных занятий.
- включите блок мелких задач, которые отнимают не больше 15 минут.
- обязательно оставьте время на неожиданности и отдых.
Принцип структурирования
Еще один вариант управления временем – структурирование. Представьте, что у вас есть очень сложная и объемная работа, которую нужно сделать. Разделите ее на несколько частей, и она уже не покажется такой тяжелой. Определите примерные этапы и время на их выполнение, а также порядок и очередность – и вот вы уже разложили мамонта на косточки. По сути, это и есть психология тайм-менеджмента.
Принцип приоритетов
Это еще одна составляющая, без которой не обойтись. Мало подготовить список дел, важно назначить каждому приоритет. Сложные задачи лучше передвинуть в начало или поставить сразу после небольших — для разогрева мозга и тела. Постоянный перенос создает психологическое напряжение, вызывает нарушение сна и в конечном итоге снижает работоспособность.
Рациональный подход к привычкам
Нельзя научиться успешно управлять своим временем без пересмотра привычек. Проведите ревизию и избавьтесь от вредных штучек. На их место поставьте новые полезные. Говорят, что на их формирование нужно в среднем 21 день. Плохо спите, не можете встать утром, а потом весь день чувствуете себя разбитым? Наладьте режим сна и бодрствования и не нарушайте его даже в выходные. Организм адаптируется и научится восстанавливаться за отведенное для сна время. Курите? Бросьте, и тогда у вас появится больше времени на работу, или отдых, или приготовление пищи, или саморазвитие. То же касается и чрезмерного увлечения соц.сетями.
Техники тайм-менеджмента
Мотивация, планирование, структурирование, расставление приоритетов, избавление от плохих привычек и установление новых – все это базовые принципы ТМ. Теперь перейдем к практике. Ниже представлены самые эффективные упражнения и приемы, которые помогут легко управлять временем.
Правило 10 минут
Техника призвана бороться с главным врагом ТМ – прокрастинацией. Предположим, у вас есть дело, которое нужно выполнить, но делать это не хочется. Уговорите себя поработать над ним всего 10 минут. Вроде, это не так много и можно попробовать, верно? Что же будет потом? Скорее всего, вы втянетесь и скажете «пожалуй, можно еще немного потрудиться» и продолжите решение задачи.
4D
В современном тайм-менеджменте также применяют правило 4D, которое заключается в расставлении приоритетов.
- Do – задача требует вашего личного и безотлагательного участия.
- Delegate – можно перепоручить другому.
- Delete – можно убрать без последствий.
- Delay – дела требуют выполнения, но в недалеком будущем, а значит, сейчас их можно отложить.
Универсальный способ для оперативного расставления приоритетов, когда задач много, а времени мало.
90 на 30
Данный метод придумал относительно недавно Тони Шварц. Суть в том, чтобы отводить на решение задачи 90 минут, а после 30 минут отдыхать. Далее цикл повторяется. Первые полтора часа нужно тратить на самые важные занятия, пока мозг еще продуктивен. Здесь есть исключение: если вам сложно работать по схеме 90/30, то придумайте свою. Мы говорили, что вы как личный тайм-менеджер вправе усреднять формулы, изменять их и вообще действовать по своим правилам, лишь бы этого приносило результат. Быть может вашему организму больше подойдет вариант 52 на 17, где активно трудиться нужно меньше часа, а отдыхать – почти треть часа.
Fresh or Fried
Качественный и полноценный сон необходим для восстановления мозга. Утром он еще «свеж» (fresh) и готов к великим свершениям, затем он «жарится» (fried) и не может так легко и быстро работать. Поэтому правило учит нас ставить самые сложные и важные дела на первую половину дня, а более легкие и приятные – на вторую. При этом список заданий следует составлять накануне вечером, чтобы утром сразу приступить к его реализации. Способ позволяет эффективнее работать и не откладывать срочные задачи на потом.
GTD
Дэвид Аллен, создатель этой техники, говорит, что наш мозг лучше использовать для генерации идей, а не для складирования и хранения информации. Поэтому вторую задачу лучше перенести на реальные носители – бумажный блокнот или в компьютер. Смысл в том, чтобы фиксировать все возникающие проблемы и назначать им статус. Если дело реально выполнить за две минуты, то его делают сразу же и после удаляют из списка; если требуется больше времени, то его либо делегируют, либо устанавливают срок выполнения с пометкой в календаре. Так каждая задача будет доведена до конца. Категории и статусы придумываете сами, как удобно и понятно. Автор метода предложил такую схему:
POMODORO
«Метод помидора» похож на правило 90/30, только в данном случае нужно выполнять дело в течение 25 минут, а последующие пять отдыхать. После цикл повторяется четыре раза, а потом наступает большой получасовой перерыв. Почему помидор? Дело в том, что автор техники использовал обычный кухонный таймер в виде помидора, он звенел, когда наступала пора передышки.
Zero Inbox
Отчасти методика похожа на GTD, и заключается в том, чтобы папка, куда вы фиксируете возникшие задачи, всегда оставалась пустой. Выделите время на каждый день для работы с этим блоком, назначьте статус делам, перенесите их в другие папки исходя из приоритетов выполнения – так делаете до тех пор, пока файл не станет пустым. Создатель техники использовал ее для разбора собственной электронной почты, но упражнение подходит для всех сфер деятельности.
ZTD
Еще одна упрощенная версия GTD, которая подойдет обычным людям. Все поступающие задачи вы фиксируете в папке «Входящие», но статусы и приоритеты расставляете тут же, без промедления. Максимально важные и сложные — планируете на неделю вперед, заранее. Списки формулируете коротко и ясно, а незначительные дела вообще убираете. Войдите в режим и не нарушайте его – самодисциплина позволит эффективно работать и отдыхать.
Автофокус
Зачем нужен тайм-менеджмент? Во-первых, чтобы делать, а не откладывать. Но не все люди хотят жить и работать по спланированному графику. Таким подойдет метод «Автофокус». Ее применяют творческие личности, которым тяжело следовать плану. Заключается техника в следующем: вы записываете все задачи, которые нужно сделать, и не обязательно на день, можно на неделю, месяц, год вперед. После просматриваете документ и интуитивно выбираете то дело, которым хотите заняться сейчас. На выполнение не ставите время, занимаетесь решением задачи столько, сколько хотите. Если закончите ее сразу, хорошо, а нет – перенесите в конец списка.
Временные блоки
Тайм-менеджмент и его значение в планировании работы трудно переоценить, но когда вы только начинаете им заниматься, есть риск столкнуться вот с какой проблемой – список готов, приоритеты расставлены, но на выполнение не хватает времени. В таком случае поможет метод временных блоков. Суть в том, чтобы каждому делу отмерить время, и ничем больше не заниматься в процессе его выполнения.
Как видите, в таком графике есть провалы во времени, а все потому, что отрезки ставятся только для конкретных задач, для остальных — распорядок свободный, спонтанный. Упражнение подходит дисциплинированным людям, способным заранее оценить временные затраты.
Закон Паркинсона
Иногда успешный тайм-менеджмент проекта зависит не от того, сколько внимания вы ему уделите, а как сильно будете концентрироваться на выполнении. Согласно закону Паркинсона, 20% времени нужно отводить на работу, но в этот период трудиться следует максимально плодотворно, не отвлекаясь ни на что. Оставшееся время приберегите для отдыха и повседневных дел.
Канбан
Простая, но эффективная техника, позволяющая визуализировать рабочий процесс. Нарисуйте таблицу с тремя столбцами, где первый называется «Сделать», второй «Выполняется», третий «Сдано». Все текущие задачи фиксируются в начальном столбике и переносятся далее по мере выполнения. Таблицу можно вести как по всем делам сразу, так и по отдельным проектам. Чтобы процесс был еще нагляднее, можно организовать его при помощи маркерной доски и цветных стикеров, которые легко отклеиваются и снова приклеиваются.
Лягушки или слоны
Лягушки – это определение в тайм-менеджменте, которое означает дела, вызывающие отвращение, однако делать их нужно. Автор правила Брайан Трейси рекомендует «съедать» хотя бы одну лягушку в день и радоваться, что количество бесхвостых земноводных сократилось.
Слонами же называют большие проекты, которые так просто не осилить. В этом случае следует раздробить дело на множество мелких.
- сходить в магазин и купить все необходимое;
- подвинуть мебель, застелить пленкой;
- снять с гостиной старые обои;
- затереть стены и поклеить новые обои на одну из четырех стен комнаты;
- поклеить еще две стены;
- покончить с обоями, передвинуть мебель, радоваться.
Матрица Эйзенхауэра
Автор техники – 34-й президент США. Все дела он распределял на четыре группы. Покажем их наглядно.
Возьмите метод на вооружение, если задач очень много, а чем заняться в первую очередь, вы не знаете. Удобно, понятно и наглядно.
Правило Парето
Мы уже говорили про закон Паркинсона, а систему Тима Ферриса затронем чуть ниже. Оба опираются на правило Парето, или как еще говорят 20/80. Другое название – принцип дисбаланса. Правило звучит так: «20% усилий дают 80% результата, остальные 80% усилий дают лишь 20% результата». То же можно увидеть и в физике – немного усилий плюс рычаг, и вы поднимете гораздо больший вес, нежели без рычага. В концепции тайм-менеджмента правило Парето работает следующим образом: чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти совсем немного по-настоящему эффективных действий и сконцентрироваться на них, отсеивая все лишнее. Чем меньше ключевых шагов вы оставите, тем больше сэкономите энергии и быстрее дойдете до цели.
Принцип девяти дел
Прием простого планирования, который сможет освоить каждый. Трудитесь по формуле: 1+3+5=9. Единица – это самый сложный проект, который нужно выполнить сегодня. Далее идут три второстепенных задачи, а заканчивается день пятью мелкими делами. Важно не выкидывать из списка последний пункт, иначе со временем накопится целая груда, к которой страшно подходить.
Принцип трех дел
Похож на предыдущий, только тут речь идет о трех максимально сложных задачах, которые нужно выполнять каждый день. За них следует браться утром, когда голова ясная, а тело отдохнувшее. Отвлекаться нельзя, потому как выполнить три большие задачи не так уж и просто, особенно если учесть, что после обеда мозг начинается «жариться».
Система Тима Ферриса
Данный принцип также называется законом Паркинсона, и как сказано выше, основан на правиле Парето. Повторять его не будем, но предложим вам попробовать его в деле. Составьте накануне список занятий на ближайший день и выделите в нем самое сложное. Утром встаньте согласно своему режиму и после зарядки и завтрака принимайтесь за его выполнение. Сосредоточьтесь, ни на что не отвлекайтесь, и вы увидите, что 80% работы сделаете за 20% потраченного времени.
Хронометраж
- Проведите ревизию дел и засеките, сколько на их выполнение тратится времени. Зафиксируйте все в дневнике. Дела, занимающие меньше трех минут, можно пропустить. Этот этап длится долго, до нескольких недель.
- Записанным делам нужно присвоить степень: время потрачено эффективно; с пользой, но не оптимально; неэффективно; в пустую и так далее.
Теперь вы видите ясную картину, которая показывает, где следует убавить/прибавить, чтобы успевать больше важных задач.
Приложения для управления временем
Мы разобрали принципы, техники, понятия, характеристики и функции тайм-менеджмента, но забыли о полезных программах, которые существенно облегчат жизнь. Исправляемся!
- Evernote. Создает заметки и хранит информацию, есть готовые шаблоны для разных целей.
- Any.do. Здесь можно фиксировать задачи, указывать теги, дедлайны, прикреплять вложения и расставлять приоритеты.
- Trello. Популярная программа, которая позволяет визуализировать процесс достижения цели.
- GTasks. Сервис для любителей минимализма. Здесь все просто: ставите задачу, указываете время, делаете заметки и делитесь информацией с коллегами или друзьями.
- MyLifeOrganized. Простое приложение, которое выполняет все функции планировщика.
Книги по тайм-менеджменту
Для более подробного изучения предмета можно обратиться к литературе. Книг много, а вот одни из самых популярных:
- «Тайм-менеджмент», Брайан Трейси.
- «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен.
- «Как работать 4 часа в неделю», Тимоти Феррис.
- «Самодисциплина. Развитие личности», Майкл Уилсон.
- «Фокус: Достижение приоритетных целей», Стивен Кови, Стив Джонсон.
- «Позитивный тайм-менеджмент. Как успевать быть счастливым», Мария Хайнц.
- «Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей», Дональд Рос.
- «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать», Глеб Архангельский.
Заключение
Мы рассмотрели основы тайм-менеджмента, кратко прошлись по самым популярным техникам и упражнениям и даже составили подборку книг и приложений, которые помогут разобраться со своим временем и эффективно распределять его. Осталось сказать вот что – сколько угодно можно читать об опыте других людей и слушать лекции знаменитых тайм-менеджеров, но это не принесет никакой пользы, если вы не начнете действовать. Пусть данная статья станет для вас последней по вопросу ТМ. Бросайте все и приступайте к работе – помните о мотивации, планировании, структурировании, приоритетах, применяйте техники и адаптируйте их под себя. Получите первый результат как можно скорее и работайте над его совершенствованием.
